Crearemos una tabla en vista diseño que define la estructura de la tabla, es decir, define las columnas que tendrá y otras consideraciones.
Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:
Vamos rellenando la celda definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
En la columna Descripción no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.
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La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
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Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) hacemos clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:
Para modificar, debemos posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones.
Para añadir un nuevo campo:
- Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.
- O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón Insertar filas de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo:
- Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón Eliminar Filas de la pestaña Diseño.
- O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.
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Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos
La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque también podemos modificar su diseño. Para abrir la tabla en esta vista:
Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación:
- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.
- O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción en el menú contextual.
Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño:
- Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.
- También desde el botón de la barra de estado.
La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:
A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Agregar nuevo campo
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Relaciones Para crear relaciones deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.
En caso de que tengas una tabla abierta:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.
- Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También se puede seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.
- Hacer clic sobre el botón Agregar.
- Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones.
- Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.
Para crear la relación:
- Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso CATEGORIAID de la tabla CATEGORIAS).
- Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo CATEGORIAID de la tabla secundaria (PRODUCTOS).
- Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (categorías, productos) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (categoriaid, categoriaid).
Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clínica más de una vez).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones
Añadir tablas a la ventana Relaciones
Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:
En la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.
Añadir las tablas necesarias, Cerrar el cuadro de diálogo.
Modificar relaciones
Hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación.
O hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño.
Realizar los cambios deseados > Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Eliminar relaciones
Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual.
O hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.
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Tipos de Consultas
Las consultas nos permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados.
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL.
Crear una consulta
Abrimos la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas. Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Si necesitas más información puedes probar con:Crear BDD desde cero
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